Chủ shop, hộ kinh doanh nên dùng thẻ tín dụng cá nhân hay thẻ doanh nghiệp?

Chủ shop online, chủ cửa hàng nhỏ hay hộ kinh doanh thường gặp cùng một tình huống: tiền cá nhân và tiền kinh doanh trộn vào nhau, và chiếc thẻ tín dụng đang dùng cho cả hai. Câu hỏi là nên tiếp tục dùng thẻ cá nhân, hay chuyển sang thẻ dành cho doanh nghiệp. Bài này so sánh hai hướng theo tiêu chí, nêu các điều cần kiểm tra và những rủi ro thường gặp, chứ không gợi ý một ngân hàng hay sản phẩm cụ thể. Nếu bạn cần một bài tham khảo cũ cùng chủ đề, xem thẻ tín dụng cho doanh nhân, và hãy đối chiếu lại điều kiện hiện hành ở ngân hàng.

Vì sao nên tách chi tiêu kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân

• Nhìn rõ dòng tiền: sao kê chỉ gồm chi phí kinh doanh giúp bạn thấy chi phí nhập hàng, quảng cáo, vận hành.
• Dễ đối chiếu chứng từ: khi kế toán hoặc cơ quan thuế yêu cầu giải trình chi phí, một tài khoản và một thẻ riêng giúp truy xuất dễ hơn.
• Bảo vệ ngân sách cá nhân: khi kinh doanh có tháng thua lỗ, khoản nợ thẻ không làm xáo trộn chi tiêu sinh hoạt gia đình.
• Dễ kiểm soát hạn mức: bạn có thể đặt giới hạn riêng cho thẻ dùng cho kinh doanh.

Bảng so sánh thẻ cá nhân và thẻ dành cho doanh nghiệp

Nếu tiếp tục dùng thẻ cá nhân cho kinh doanh

Nhiều chủ shop nhỏ chọn cách này vì mở thẻ cá nhân đơn giản hơn. Để hạn chế rủi ro, bạn nên:

• Đọc điều khoản sử dụng thẻ xem có quy định gì về mục đích sử dụng, giới hạn giao dịch hay loại hình bị loại trừ không.
• Lưu hóa đơn, chứng từ và ghi chú mục đích cho từng khoản chi kinh doanh, để sau này dễ phân biệt.
• Dùng một thẻ riêng cho kinh doanh nếu ngân hàng cho phép mở thêm thẻ, thay vì dùng chung một thẻ.
• Đặt nhắc lịch thanh toán đầy đủ vì dư nợ cá nhân ảnh hưởng trực tiếp đến lịch sử tín dụng của bạn, xem cách tính lãi thẻ tín dụng.

Khi nào nên cân nhắc thẻ doanh nghiệp

• Chi phí kinh doanh đều đặn và đáng kể, ví dụ quảng cáo trực tuyến, nhập hàng, phần mềm, vận hành.
• Có nhân viên cần chi tiêu thay mặt cửa hàng hoặc công ty.
• Bạn đã có đăng ký kinh doanh, tài khoản thanh toán doanh nghiệp và có thể chuẩn bị hồ sơ như yêu cầu.
• Bạn muốn tách hẳn trách nhiệm tài chính của doanh nghiệp khỏi cá nhân. Lưu ý rằng mức độ tách bạch phụ thuộc vào cấu trúc pháp lý của đơn vị kinh doanh và cam kết bảo lãnh nếu có.

Không phải ngân hàng nào cũng cấp thẻ cho mọi hình thức kinh doanh; hộ kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ và công ty có thể thuộc các nhóm sản phẩm khác nhau. Vì vậy hãy hỏi trực tiếp ngân hàng về nhóm khách hàng được cấp.

Câu hỏi cần hỏi ngân hàng trước khi mở thẻ doanh nghiệp

1. Thẻ được cấp cho loại hình kinh doanh nào, tôi có thuộc nhóm đó không?
2. Hồ sơ cần chuẩn bị là gì, và thời gian xét duyệt dự kiến?
3. Ai chịu trách nhiệm trả nợ: doanh nghiệp, người đại diện, hay cả hai?
4. Hạn mức được xác định như thế nào và có thể điều chỉnh không?
5. Biểu phí thường niên, phí thẻ phụ, phí chậm thanh toán, lãi suất là bao nhiêu và tính thế nào, xem hướng dẫn cách đọc biểu phí thẻ tín dụng.
6. Báo cáo chi tiêu theo thẻ có những dạng nào, có xuất file không?
7. Ưu đãi hoàn tiền hoặc điểm áp dụng cho nhóm chi tiêu nào, có trần không, xem cách tính hoàn tiền thực nhận.

Những rủi ro thường gặp ở chủ shop

• Dùng thẻ như vốn lưu động dài hạn. Lãi thẻ nếu mất miễn lãi thường cao hơn nhiều khoản vay kinh doanh có lịch trả rõ ràng. Nếu cần vốn, xem thêm vay kinh doanh cá nhân và bảng so sánh các loại khoản vay.
• Quẹt thẻ cho khoản không được ghi nhận là chi tiêu hợp lệ, dẫn đến khó giải trình. Nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế về cách ghi nhận chi phí.
• Chi tiêu dồn vào ngày sát chốt sao kê. Tiền hàng chưa thu về nhưng tới hạn trả thẻ. Hãy tính chu kỳ thu tiền so với ngày đến hạn.
• Nhờ người khác "quẹt hộ" để lấy tiền mặt. Đây là hình thức rủi ro; thẻ tín dụng theo quy định không được dùng để chuyển khoản vào tài khoản thanh toán hoặc ví điện tử, và việc quẹt qua bên thứ ba có thể kèm phí cao và rủi ro lộ thông tin thẻ.

Gợi ý cách quyết định

Hãy bắt đầu bằng sao kê 3 tháng gần nhất. Tách riêng chi phí kinh doanh khỏi chi phí cá nhân. Nếu chi phí kinh doanh chiếm phần lớn và đều đặn, bạn có cơ sở để cân nhắc thẻ chuyên cho kinh doanh. Nếu chỉ phát sinh lẻ tẻ, có thể giữ thẻ cá nhân nhưng nên ghi chép đầy đủ. Dù lựa chọn thế nào, bạn nên so sánh tổng chi phí trong 12 tháng theo hướng dẫn ở bài so sánh thẻ tín dụng theo mục đích sử dụng.

Lưu ý minh bạch

Bài viết chỉ mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý, thuế hay tài chính riêng cho doanh nghiệp của bạn, và không cam kết việc ngân hàng chấp thuận phát hành thẻ hoặc hạn mức. Điều kiện, hồ sơ, phí và ưu đãi thay đổi theo từng ngân hàng và từng thời điểm; vui lòng kiểm tra tại trang chính thức hoặc hỏi trực tiếp ngân hàng. Quyết định cuối cùng thuộc về bạn và tổ chức tín dụng. Xem thêm trang thẻ tín dụng.